Personalbedarf berechnen: Wie viele Kräfte für Ihre Schichten?
Den Personalbedarf berechnen Sie aus dem Schichtbedarf geteilt durch die Netto-Verfügbarkeit je Vollzeitkraft. Beispiel: 12 Schichten pro Tag an 365 Tagen ergeben 4.380 Personen-Schichten im Jahr; eine Vollzeitkraft leistet nach Ausfällen rund 190 Schichten — also mindestens 24, mit Puffer etwa 27 Vollzeitkräfte.
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Sicherheits-Puffer: 15 %
ca. 27 Vollzeitkräfte (inkl. 15 % Puffer)
Rechnerisches Minimum: 24 VZÄ (23,05 exakt) für F6/S4/N2 an 7 Tagen/Woche.
| Schichten/Tag × Betriebstage/Jahr | 12 × 365 = 4.380 Personen-Schichten/Jahr |
| Netto-Schichten je Vollzeitkraft/Jahr | 190 |
| = rechnerisches Minimum (VZÄ) | 23,05 → 24 |
| + 15 % Puffer, aufgerundet | 27 VZÄ |
So wird gerechnet
Schritt 1 — Bedarf: Früh-, Spät- und Nachtbesetzung ergeben die Schichten pro Tag; multipliziert mit den Betriebstagen pro Jahr (7/7 = 365) folgt der Brutto-Jahresbedarf in Personen-Schichten (6 + 4 + 2 = 12 × 365 = 4.380).
Schritt 2 — Verfügbarkeit: 365 Kalendertage minus 104 Ruhetage ergeben 261 potenzielle Arbeitstage. Abzüglich Urlaub, Krankheit, Feiertagen und Fortbildung (30 + 25 + 11 + 5) bleiben rund 190 Netto-Schichten je Vollzeitkraft und Jahr.
Schritt 3 — Minimum: Bedarf geteilt durch Netto-Verfügbarkeit (4.380 ÷ 190 ≈ 23,1 → 24 VZÄ). Achtung: 24 VZÄ decken den Bedarf nur knapp — praktisch ohne Puffer.
Schritt 4 — Empfehlung: Das Minimum mal Sicherheits-Puffer, aufgerundet (23,1 × 1,15 ≈ 27 VZÄ). Der Puffer ist keine Kür: Schon eine Häufung von Ausfällen oder die Ruhezeit nach § 5 ArbZG bringt einen Plan am Minimum in die Unterdeckung.
PeBeM-Modus: Für die vollstationäre Pflege rechnet der zweite Modus die Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI (verbindlich seit 01.01.2026): je Bewohner:in und Pflegegrad ein VZÄ-Höchstwert, verteilt auf Fachkräfte sowie Hilfskräfte mit und ohne Ausbildung. Diese Werte sind die Obergrenze für die Pflegesatzverhandlung; der Ausfall ist darin nicht enthalten.
Häufige Fragen
Sie teilen den jährlichen Schichtbedarf (Schichten pro Tag mal Betriebstage) durch die Netto-Verfügbarkeit je Vollzeitkraft und schlagen einen Sicherheits-Puffer auf. So ergibt sich der empfohlene Personalbedarf in Vollzeitkräften.
Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI ist seit dem 1. Januar 2026 verbindlich. Sie ersetzt die starre Fachkraftquote durch einen bedarfsorientierten Schlüssel: je Pflegegrad ein VZÄ-Wert, verteilt auf drei Qualifikationsniveaus. Der PeBeM-Modus dieses Rechners bildet diese Anhaltswerte ab.
Der Standard-Modus rechnet schicht- und ausfallbasiert (wie viele Kräfte für Ihre Schichten). Der separate PeBeM-Modus rechnet die pflegegradbezogenen VZÄ-Höchstwerte nach § 113c SGB XI aus Ihrer Bewohnerstruktur. Beide sind eine Orientierung, keine verbindliche Personalbemessung.
Das Minimum ist die 100-Prozent-Deckung ohne Reserve. Ein einziger Ausfallschub, eine Grippewelle oder Ruhezeit-Restriktionen nach § 5 ArbZG führen sofort in die Unterdeckung — mit dem Risiko von Verstößen gegen die Höchstarbeitszeit. Deshalb der Puffer.
Sehr stark. In der Pflege liegen die Fehltage deutlich über dem Durchschnitt (TK-Auswertung 2025: Altenpflege 32,7, Krankenpflege 25,8 Tage). Jeder zusätzliche Kranktag je Kraft senkt die Netto-Verfügbarkeit und erhöht den Personalbedarf spürbar.
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